はちのじ

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IQ高め女子のちょっとニッチな雑記

【メンサを蹴って英語学習!007】ビジネスメールを書くコツは?

Hi, I'm Yuka Hachiya(@yukapanz) and I have high IQ of 2% of the population.

 

Recently, I have a lot of friends who are studying English.

The members are men and women of all ages.

They are rooting for me and I'm rooting for them too.

They motivate me!

 

Today, I'm going to write about when I used a stock illustration website operated by an American company.

海外のWebサイトでトラブル!?

わたしは現役Webデザイナー時代からときどき海外の写真・イラスト素材サイトを使っていました。

当時は英語がほとんどわからなかったため、ダウンロードするのはもっぱら無料素材ばかり。

しかし英語を勉強し始めてから有料素材もあまりためらわず買えるようになってきました。

値段でためらってしまうことはありますが……。笑

 

先日もいつものように有料素材を購入したのですが、決済がうまくいかず素材もダウンロードできない事態に陥ってしまいました。

もう一度手続きをやり直すことで事なきを得たのですが、その後Invoices(=請求書)ページを見ると、なんと決済が二重に行われているではありませんか。

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29ドルは日本円にして約3,170円(2017年6月7日現在)。

二重に引き落とされるとなるとそこそこ大きな金額です。

 

問い合わせメールを書こうとしたけれど

すぐさま問い合わせフォームからメールを送ろうとしましたが、いざとなると何と書けばいいのかわからなくなりました。

そういえばわたしは英語でメールを書いたことがなかったのです……!

 

仕方ないので例文をググって、ちょっとアレンジして送りました。

 

Dear Sir or Madam,

 

My name is (本名) and I am writing you from Japan.

 

I ordered 2 identical items (order #693020 and #692917) on June 4th 2017.

I'd like to refund one item.

 

I look forward to hearing from you soon.

 

Yours sincerely,

(本名)

 

伝わるかどうか不安でハラハラしていましたが、1時間程度で返事が返ってきました。

 

伝わった!けど、反省

返ってきたメールはこちら。

Hey (本名),

Thanks so much for getting in contact with us, I can certainly help you out with this.


I am so sorry that you seem to have picked up two copies of the Comprehensive Textures & Patterns Collection! I have just processed a refund for you now, so your $29 USD should be back in your account within 3-5 working days.

I hope this helps and please don't hesitate to contact me should you have any other questions. I am always happy to help!

 目を皿にして読むまでもなく、"refund"や "should be back"が目に入ったことで返金されることがわかって一安心。

 

しかし今回は仕方ないとはいえ、今後はいつまでもコピペをしているようじゃ理解が深まらずあまり良くないな、と反省しました……。

 

お決まりの型を覚えてしまおう

この話を英語学習仲間の何人かにしたところ、外資系企業でバリバリ働くピスケさんからビジネス向け英文メールの書き方の本を教えていただきました。

もちろんさっそくkindleへ。

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「戦略」という名のテクニックはLまであり、それらを組み合わせて作られた例文もかなり豊富に収録されています。

 

戦略の一例を挙げるとこんな感じ。

  • 相手が行動を起こしやすいようにする
  • 言い逃れのチャンスをゼロにする
  • 相手を責めることなく、懸念事項を伝える
  • 優しい言い方で思い出させる
  • 交渉のドアを“少しだけ”開けておく

どれもハイレベルそうに感じるものの、実際に中身を読んでみると難しいものはほとんどないから不思議。

 

「こう言いたいときはこう書く」というお決まりの型があり、それをうまく扱えるようになれば応用が利きそうなものばかりです。

わかりやすく言えば、数学の公式のようなイメージでしょうか。

 

わたしはTOEICを受験する予定もありますし、こういったビジネス英語にたくさん触れながらお決まりのフレーズをしっかり頭に入れておきたいものです!

 

英語学習記の一覧はこちら

www.8noji.com